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Passos para emissão de nota fiscal na indústria

A nota fiscal é um documento que evidencia a venda de um produto ou prestação de um serviço, comprovando transações de arrecadação de tributos. Este tipo de documento apresenta grande importância, tanto para quem vende quanto para quem compra.

No caso das indústrias, por se tratar de empresas que realizam atividades de transformação, fica obrigatória a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Isto se deve ao fato de que este setor contribui com o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Sendo um documento digital, a NF-e é gerada e armazenada eletronicamente pela Receita Federal do Brasil, pelas prefeituras ou por outras entidades conveniadas, para registrar as operações comerciais realizadas por cada empresa. Com isso, a fiscalização é facilitada, pois todos os procedimentos são realizados pela internet.

Mas como emitir uma NF-e? Nós listamos abaixo os requisitos para a emissão correta deste documento para lhe auxiliar nesta tarefa.

1) Cadastro na SEFAZ

Para emitir uma NF-e, primeiramente é necessário um cadastro na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado, que é o órgão responsável pelo arrecadamento do ICMS e IPI. Para realizar o cadastro, a SEFAZ exige que a empresa possua um certificado digital no padrão ICP-Brasil, acesso à internet e um emissor de NF-e.

O certificado digital serve como uma assinatura eletrônica, garantindo a autenticidade das informações apresentadas na NF e da empresa que a emite. Este certificado deve ser emitido por uma autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Para o cadastro na SEFAZ, o certificado digital deve estar sob titularidade da empresa e dentro da validade. Estes certificados geralmente são válidos por um ou três anos (dependendo da certificadora e do contratante), mas pode ser renovado segundo as necessidades da empresa.

2) Software de Emissão de NF-e

Para realizar a emissão eletrônica de uma NF, é necessário utilizar um software capaz de armazenar as informações, emitir as notas e transmiti-las para a SEFAZ. O emissor de nota fiscal eletrônica da SEFAZ é gratuito, porém os dados precisam ser preenchidos manualmente.

Por isso, ao utilizar um emissor de nota fiscal eletrônica online que seja integrado ao seu sistema de vendas e setor financeiro é ideal, pois assim as informações necessárias para preenchimento da nota que podem ser inseridas automaticamente.

Assim seu negócio realizará o cadastro prévio de seus produtos, clientes, transportadora, movimentações de entradas e saídas e demais comunicações em tempo real. Assim, para emitir a NF, deve-se somente selecionar o elemento desejado e o programa se encarrega do processo mais trabalhoso.

3) Preenchimento dos dados

A emissão da NF-e envolve o preenchimento de diversas informações relacionadas à empresa que vende o produto, ao comprador, à mercadoria, impostos, entre outros. Alguns dos campos a serem preenchidos são os seguintes:

  • Dados do Emitente: que incluem os dados da empresa que emite a NF, como CNPJ, Razão Social, endereço, Inscrição Estadual ou Municipal, entre outros;
  • Dados do destinatário: que são os dados do cliente para o qual a mercadoria foi vendida, como CNPJ ou CPF, endereço, Razão Social ou nome completo;
  • Dados do produto: toda a informação sobre o produto vendido, como sua identificação, quantidade, valor unitário e total, peso líquido e bruto, códigos internos da empresa e exigidos pela Receita Federal;
  • Dados de tributação: onde todos os dados relativos à tributação que recai sobre o produto (PIS, Confins, IPI) devem ser preenchidos, como o regime de tributação, a situação tributária, a origem, cálculos de ICMS, entre outros;
  • Dados de transporte: onde devem ser preenchidos os dados relativos à transportadora e fretes;

Ou seja, A NF é um documento que apresenta informações completas sobre a venda ou importação de um produto, e pode-se levar muito tempo para sua emissão correta, dada a grande quantidade de informações que devem constar neste documento.

Por isso, a automação deste processo é bastante utilizada, evitando que erros sejam causados pela entrada manual dos dados, economizando o tempo dos colaboradores de sua empresa e armazenando eletronicamente estas informações para que sejam disponibilizadas ao cliente para consulta.