Você recebe muita mensagem na sua conta de e-mail corporativo? É bem provável que esse seja o canal onde se encontram as mensagens mais importantes para você, concorda? Documentos, contratos, boletos, notas fiscais e assim por diante.
Não é à toa que o e-mail atualmente é um dos principais meios de comunicação, ainda mais quando pensamos no meio profissional. Por isso, vem a importância de se manter a caixa de entrada organizada.
Até porque seria muito fácil se perder dentre tantos e-mails recebidos diariamente, tantos contatos e assinaturas, e falhas ao tentar encontrar e-mails recebidos ou enviados poderiam acontecer.
Outro ponto importante é que quando se mantém uma rotina de organização na caixa de entrada, contribui para diminuir o retrabalho e aumentar a produtividade, além de possibilitar o desenvolvimento das suas tarefas de forma menos estressante.
Sendo assim, para lhe auxiliar, preparamos as dicas abaixo super úteis para organizar sua caixa de entrada corporativa. Continue a leitura!
Separe os e-mails recebidos
O ideal é que não deixe todos os e-mails recebidos na caixa de entrada. Como até o próprio nome remete, a caixa de entrada serve apenas para receber os e-mails e em seguida serem movidos para outro local.
Ou seja, recomenda-se que fiquem na caixa de entrada apenas aqueles e-mails que ainda não foram resolvidos. Mas assim que forem concluídos, devem ser movidos para pastas distintas.
Crie uma rotina de checagem de e-mail
Uma dica muito importante é para que não interrompa suas tarefas o tempo todo para checar seus e-mails. Uma vez que isso prejudica seu foco e o desenvolvimento das tarefas importantes e prioritárias que estejam sendo feitas.
Isto é, busque criar uma rotina, com intervalos para checar os e-mails, definindo horários para verificar a caixa de entrada. Por exemplo, checar o e-mail a cada uma hora.
Essa frequência de checagem vai depender muito da função, setor e atividades desenvolvidas, o importante é definir o prazo, para não ficar o tempo todo checando e-mail.
Preserve a caixa de entrada vazia
Um dos maiores objetivos para quem quer ter uma caixa de entrada organizada é que a mesma sempre esteja vazia. Devido a isso, toda vez que verificar o e-mail, será necessário executar alguma ação com os e-mails recebidos.
Ou seja, poderão ser arquivados em pastas criadas com assuntos abrangentes, respondê-los ou excluí-los. E por que isso? Ao deixar a caixa de entrada limpa, vai facilitar a visualização das novas mensagens que chegarem, será mais fácil excluir os spams – caso não conte com uma solução de AntiSpam Corporativo – e o mais importante, será por meio disso que perceberá que está sendo eficaz a organização da caixa de e-mail. Servirá de estímulo para continuar organizando sua caixa de entrada, transformando em um hábito.
Use critérios para criar as pastas
Ao criar as pastas para salvar seus e-mails que chegam na caixa de entrada, é importante que se use critérios, como datas, prioridades, setores, tipos de documentos, etc. Uma outra dica é não criar várias pastas e subpastas, além de não ser uma maneira eficaz de organização, acaba tomando muito tempo.
Sendo assim, procure criar de forma mais objetiva, sem criar muitos níveis de subpastas, por exemplo. Outra vantagem, quando for pesquisar por algum e-mail, será mais rápido e fácil encontra-lo. Por isso, também escolha a melhor forma de arquivar seus documentos e arquivos.
Veja alguns erros comuns cometidos no processo de organização da caixa de entrada de e-mail corporativo e procure não os cometer:
Checar a caixa de entrada várias vezes em prazos muito curtos de tempo; não esvaziar a caixa de entrada, isto é, deixa-la lotada de e-mails; fazer da caixa de entrada um bloco de anotações, ou seja, utilizá-la para ficar enviando mensagens para si próprio e não alocar essas mensagens para outra pasta.
São pequenos detalhes que fazem a diferença quando o assunto é manter sua caixa de entrada em ordem. Esperamos que com essas dicas a organização da sua caixa de entrada e e-mail corporativo torne-se mais fácil e traga resultados eficazes para a sua rotina de trabalho.
Artigo produzido por Maria Alice Ferreira – Criadora de Conteúdo no grupo Brasil Cloud.