Checklists e relatórios automatizados são ferramentas fundamentais para empresas industriais que buscam aumentar a produtividade e manter o controle sobre suas operações.
Na rotina industrial, as equipes gastam horas preenchendo planilhas, registrando inspeções, coletando e organizando dados sobre a produção.
Mas com a demanda cada vez maior por resultados rápidos e precisos, os processos manuais já não são suficientes para suprir as necessidades de técnicos e gestores.
Neste artigo, você vai ver 4 passos para implementar relatórios automatizados na sua rotina, vantagens e como identificar as melhores ferramentas.
Boa leitura! 😄
O que são checklists e relatórios automatizados?
Checklists e relatórios automatizados são ferramentas utilizadas na rotina industrial para aumentar a produtividade e a confiabilidade do negócio.
Mas você sabia que checklist e relatório são coisas diferentes?
Quais as diferenças entre relatórios e checklists?
O checklist é o documento que vem antes do relatório. Basicamente, é uma lista de tarefas a realizar ou de itens que precisam ser verificados numa inspeção.
Seu principal objetivo é garantir que o serviço ou verificação seja realizado corretamente, sem pular etapas ou mudar a ordem.
Já os relatórios registram as conclusões de atividades e os resultados obtidos nas inspeções. Suas principais funções são:
- Registrar histórico de dados;
- Servir como consulta para novas atividades;
- Comprovar a realização do serviço;
- Trazer provas de problemas encontrados na inspeção;
- Aumentar a confiabilidade da empresa responsável pelo serviço.
Embora possam parecer a mesma coisa, checklists e relatórios têm funções complementares: um guia a atividade, o outro comprova a execução.
Como a automação transforma processos?
Checklists e relatórios são documentos que, no papel, exigem tempo para elaboração, preenchimento e ajustes.
As planilhas em Excel e documentos em Word facilitam um pouco esse processo, mas ainda é preciso de alguém responsável por anexar fotografias, verificar a gramática e revisar o layout.
Esse trabalho repetitivo consome tempo valioso, e também aumenta o risco de erros que podem gerar retrabalho, falhas de qualidade e problemas de conformidade.
Para evitar essas questões, automatizações têm sido cada vez mais utilizadas. São ferramentas que permitem coleta e organização fácil de dados e emitem relatórios digitais em apenas alguns cliques.
Isso significa menos retrabalho, mais precisão e decisões mais rápidas para gestores. E muito mais facilidade para técnicos.
4 vantagens da automação de relatórios para empresas industriais
A automação de relatórios traz vários benefícios para indústrias.
Separamos os principais para você:
1. Aumento da produtividade e redução de erros
Com checklists previamente elaborados por um profissional especializado, fica fácil para o técnico seguir as instruções, passo a passo.
O tempo utilizado para pensar nos próximos movimentos é economizado e todas as atividades são feitas com calma.
Além disso, a chance de erro humano cai drasticamente. Isso porque algumas automações contam até com Inteligência Artificial para revisão de relatórios e auxílio na criação de checklists.
2. Visão gerencial em tempo real
Algumas automações possibilitam acesso ao calendário e ao status das atividades de cada um dos colaboradores. Assim, os gestores têm pleno conhecimento sobre atrasos ou faltas.
Além disso, é possível saber a situação e o histórico de ativos cadastrados, num dashboard fácil de entender e interpretar.
Isso facilita a tomada de decisões ágeis e precisas e o aumento da eficiência operacional.
3. Conformidade com auditorias e normas
Ao escolher uma automação que tem modelos de checklist prontos para Normas Regulamentadoras, fica fácil garantir que os aparelhos e a empresa como um todo estão funcionando corretamente.
É só aplicar o checklist com a frequência recomendada e ter a tranquilidade de que tudo está dentro da lei.
4. Economia de tempo e recursos
Ao adotar checklists e relatórios automatizados, operadores gastam menos tempo para preencher, armazenar e adequar documentos.
Por isso, as equipes têm muito mais tempo para dedicar para:
- Tarefas críticas;
- Melhorias de operação;
- Estudo do mercado de trabalho;
- Treinamentos e capacitações.
Além disso, é economizado todo o dinheiro que seria gasto com:
- Papel e local para armazenamento;
- Funcionários responsáveis por formular relatórios;
- Ações judiciais em atividades sem comprovação de realização adequada.
Como automatizar seus relatórios e checklists: passo a passo
Automatizar relatórios e checklists é muito mais fácil do que você imagina.
Veja quais são os 4 passos essenciais:
1. Escolha os ativos e atividades
É comum que, no início, a automatização comece com apenas alguns dos ativos ou atividades. O primeiro passo é escolher quais serão.
Existem algumas possibilidades de critérios para utilizar nessa escolha:
- Por volume: escolher o tipo de atividade que é feita com mais frequência;
- Por dificuldade: escolher trabalho que mais toma tempo dos trabalhadores;
- Por necessidade: escolher a atividade que está com poucos trabalhadores.
Para cada uma delas, existem vantagens e desvantagens que devem ser levadas em consideração. A decisão certa depende do seu negócio, do perfil do seu cliente, da rotina das equipes e da afinidade dos técnicos com a tecnologia.
2. Priorize sistemas que automatizam processos
Escolher a ferramenta ou sistema adequado é uma tarefa que influencia todo o restante do processo.
Para fazer a melhor escolha, é preciso conhecer o seu negócio.
Para te ajudar, fizemos um comparativo entre ferramentas gratuitas (Word, Excel) e sistemas pagos mais completos.
| Ferramentas gratuitas | Sistemas pagos |
| Custo inicial zero | Custo variável, dependendo do tamanho da empresa e do plano escolhido |
| Suporte inexistente | Suporte técnico com resposta rápida durante todo o horário comercial |
| Personalização de relatórios apenas manualmente | Personalização de relatórios totalmente automatizada, com cores e logos cadastradas |
| Treinamento por conta própria (materiais disponíveis na internet) | Treinamento com equipe especializada de implantação |
| Inserção de fotografias manualmente, sem marcações | Fotografias inseridas durante o serviço, com marcação de data, hora e GPS |
| Armazenamento limitado, exigindo espaço extra na nuvem | Armazenamento automático e incluso no valor do plano, feito até mesmo sem internet |
A partir dessas informações, você consegue observar quais são as principais necessidades da sua empresa e optar pela opção que faz mais sentido.
3. Crie templates reutilizáveis e checklists digitais
Depois de escolher se vai utilizar uma ferramenta gratuita ou um sistema pago, é momento de criar os templates reutilizáveis.
Primeiro, você deve consultar um técnico experiente ou outro profissional qualificado para entender o passo a passo de cada uma das atividades que utilizarão o checklist.
Depois, é o momento de organizar essas informações. Aqui estão algumas dicas valiosas:
- Preze pela simplicidade. Seu técnico tem vários trabalhos para terminar em um único dia e precisa de direcionamentos práticos;
- Seja claro. Preste atenção nos verbos do checklist. “Observe os parafusos” é uma instrução muito diferente de “aperte os parafusos”, por exemplo;
- Seu técnico só precisa preencher o arquivo. Se ele precisar fazer algo a mais, ele está perdendo tempo. Deixe os espaços de preenchimento prontos. Se você tiver um sistema de checklists, ele já faz isso automaticamente pra você.
4. Automatizando relatórios no Excel x plataformas especializadas
Depois que o técnico preenche o relatório, o que acontece com ele?
Em plataformas especializadas, ele simplesmente é enviado para o cliente, por email ou WhatsApp, em formato PDF ou Excel.
Com ferramentas gratuitas, você decide.
A verdade é que quanto mais pronto o checklist estiver depois de preenchido, melhor. Isso quer dizer que:
- Faz sentido ter um modelo para cada cliente, com as cores e logo deles. Pode parecer muito trabalho, mas aumenta a confiabilidade e poupa muito tempo de edição;
- Seus técnicos precisam de treinamento. Afinal, não adianta nada você se esforçar para fazer um bom documento e os colaboradores não saberem como preenchê-lo da maneira adequada;
- É importante ter campos para fotos ou anexos, mesmo se for incluí-los manualmente. Isso dá mais clareza às informações registradas e serve como prova visual para o cliente.
Qual a melhor IA ou sistema para criar checklists e relatórios automatizados?
Você já viu quais são as diferenças entre as ferramentas gratuitas e os sistemas especializados. Mas você sabe o que procurar num sistema?
Trouxemos uma lista de aspectos que não podem faltar num aplicativo ou sistema para checklists e relatórios. Veja:
- Valores variados, dependendo do número de trabalhadores e das funcionalidades contratadas;
- Implementação e suporte, para ter certeza de que você e seu time saberão como utilizar o sistema e possam tirar dúvidas;
- Tipos de respostas variados, com fotos, preenchimento por voz, respostas longas, curtas, de múltipla escolha, de não conformidades, etc.;
- Marcação de data e hora nas fotos, que garante confiabilidade;
- Campo para assinatura do responsável direto no celular. Além de muito importante para o registro, impressiona o cliente;
- Geração automática e personalizável de relatórios. Use as cores e logo do seu cliente;
- Plano de atividades com visão de calendário, assim o gestor tem controle total da agenda da equipe;
- Dashboard com indicadores retirados automaticamente dos relatórios, assim você tem acesso a informações sem mexer um dedo;
- Modelos prontos e personalizáveis, para economizar tempo na elaboração de checklists;
- Integração de sistema web e mobile, o que quer dizer que funciona no computador e no celular;
- Inovação, pois você merece acesso a diferenciais.
Um bom exemplo de plataforma que tem tudo isso é o Produttivo. Ele é um sistema completo que contém dezenas de modelos personalizáveis prontos para uso.
Além disso, o Produttivo conta com a Manu IA, uma Inteligência Artificial voltada para serviços em campo que ajuda em vários processos.
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