Uma gestão de processos eficiente é um pilar fundamental para o sucesso de uma empresa, seja qual for o seu segmento de atuação, e a implementação de uma abordagem voltada para os serviços, a partir do ESM (Enterprise Service Management) pode ser uma grande ajuda para o sucesso da sua gestão.
Como a capacidade de otimizar e controlar as operações internas é essencial para alcançar eficiência, qualidade e agilidade, o ESM surge como uma ferramenta poderosa para simplificar e aprimorar a gestão de processos em todas as áreas.
Isso porque o ESM, que corresponde ao gerenciamento de serviços corporativos, está totalmente atrelado à fluidez e efetividade dos processos organizacionais.
Com um modelo de negócios voltado para os serviços, os departamentos de uma empresa passam a executar suas atividades de maneira mais integrada.
Dessa forma, os processos são otimizados e muitos erros e falhas são evitados, tornando toda a atividade da empresa mais consistente.
Ao longo deste artigo vamos explorar em detalhes como o ESM pode revolucionar a maneira como você gerencia os processos do seu negócio.
Confira os próximos tópicos!
Centralização dos serviços
Uma das principais vantagens do ESM é a capacidade de centralizar todos os serviços em uma única plataforma.
Isso significa que processos de TI, recursos humanos, financeiros, atendimento ao cliente e muitos outros podem ser gerenciados a partir de um único ponto de acesso.
Ou seja, com o ESM você não apenas simplifica sua operação diária, mas também passa a contar com uma visão holística dos processos do seu negócio.
Em outras palavras, torna-se possível visualizar como os diferentes processos se interconectam e identificar possíveis pontos de melhoria.
Além disso, a centralização em um mesmo sistema facilita o acesso dos colaboradores aos serviços de que necessitam, já que eles não precisam mais alternar entre diferentes ferramentas.
A centralização dos serviços também possibilita a implementação de padrões consistentes em todos os processos e departamentos, potencializando a adoção generalizada das melhores práticas.
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Automação inteligente
A automação de processos é um elemento de suporte da eficiência empresarial após a transformação digital. Mas o ESM vai muito além da simples automação, oferecendo uma automação inteligente.
Isso significa que tarefas rotineiras e repetitivas podem ser automatizadas, liberando a equipe de colaboradores humanos para se concentrar em atividades de maior valor agregado.
O resultado natural é a melhoria da produtividade e a redução dos riscos relacionados aos erros humanos.
Dessa forma, os processos se tornam mais rápidos e eficientes devido ao processamento de grandes volumes de dados e à execução de tarefas complexas em questão de segundos.
Além disso, a automação inteligente pode ser configurada para responder a eventos específicos ou condições, tornando os processos mais adaptáveis e ágeis.
Ela também pode coletar dados em tempo real, analisando-os e oferecendo insights de grande relevância para a tomada de decisões.
Cabe mencionar também que a automação inteligente é capaz de detectar anomalias nos processos e prever incidentes antes que eles aconteçam, potencializando a manutenção preditiva e a mitigação de riscos.
Fluxos de trabalho personalizados
Para promover uma boa gestão de processos, é importante partir da compreensão de que cada empresa possui processos únicos que refletem suas operações e estratégias específicas.
Portanto, como sua empresa conta com processos exclusivos, sua execução não pode se basear em soluções genéricas.
Nesse contexto, ao permitir a criação de fluxos de trabalho personalizados para atender às necessidades exclusivas do seu negócio, o ESM contribui enormemente com a sua gestão de processos.
Isso significa que você não precisa se ajustar a um sistema rígido ou imutável. Em vez disso, pode adaptar o ESM para se adequar perfeitamente aos seus processos existentes.
Ao levar em consideração as suas necessidades específicas relacionadas às suas operações, regulamentos e requisitos próprios na concepção dos fluxos de trabalho, você aprimora a eficiência dos seus processos.
Isso elimina etapas desnecessárias ou redundantes e garante que as atividades sejam concluídas da maneira mais eficaz possível.
Além disso, com fluxos de trabalho personalizados, as tarefas podem ser priorizadas com base em sua importância e urgência.
Isso ajuda os colaboradores a se concentrarem nas atividades mais críticas e garantir que prazos importantes sejam cumpridos.
Monitoramento em tempo real
A capacidade de monitorar processos em tempo real também é um dos grandes trunfos do ESM quando se pensa na melhoria da gestão de processos.
Com painéis de controle e análises avançadas, você pode acompanhar o desempenho dos processos, identificar gargalos e tomar medidas corretivas imediatas.
Isso é essencial para a melhoria contínua e a otimização dos processos ao longo do tempo, tornando sua gestão cada vez mais eficiente.
O monitoramento em tempo real proporciona uma visibilidade completa e sempre atualizada de todas as operações e atividades em andamento.
Com isso, é possível identificar problemas assim que eles acontecem, sem ter que esperar por um relatório ao final do dia.
Isso significa que você pode colocar em prática ações corretivas de forma imediata, evitar as interrupções e minimizar os impactos negativos dos erros.
Perfeita integração
O ESM é projetado para se integrar perfeitamente com outras ferramentas e sistemas que sua organização já utiliza.
Isso elimina a necessidade de interrupções ou migrações complexas de sistemas. Você pode continuar usando suas soluções existentes enquanto aproveita os benefícios do ESM.
Por outro lado, se você utiliza sistemas ineficientes ou lida com uma variedade de ferramentas que tornam a sua gestão de processos muito complicada, eles podem ser perfeitamente substituídos por uma plataforma centralizada sem a necessidade de interrupções.
A possibilidade de integração com diversos sistemas torna os processos mais fluidos na medida em que potencializa a automação avançada.
Por exemplo, se um pedido de compra for aprovado em seu sistema de compras, ele pode automaticamente iniciar um processo de aquisição no ESM.
Isso economiza tempo, reduz o risco de erros humanos e acelera o ciclo de aprovação, além de melhorar a experiência do usuário.
Aprimoramento do atendimento ao cliente
O ESM oferece uma visão abrangente de todas as interações com o cliente, inclusive em tempo real, permitindo um atendimento mais rápido, personalizado e eficiente.
O resultado é a maior satisfação do cliente e a fidelidade à marca por conta da viabilidade e eficácia do atendimento omnichannel.
Cabe destacar também a potencialização da transparência na execução dos processos, já que cada passo da solução das demandas pode ser acompanhado tanto por quem solicitou o serviço quanto pelos responsáveis por sua execução.
Além disso, os agentes de atendimento passam a ter acesso facilitado a informações relevantes sobre o histórico do cliente e interações anteriores.
Enfim, com o atendimento ao cliente em constante aprimoramento você tem acesso a feedbacks valiosos para melhorar a gestão de processos.
Mas para desfrutar de todas essas contribuições para a sua gestão de processos, você precisa contar com uma plataforma de ESM eficiente.
Se você ainda não sabe por onde começar, conheça a Desk Manager, um ESM de ponta, com diversas funcionalidades que beneficiam diretamente a gestão de processos.
