Onboarding pode significar muitas coisas para equipes diferentes. Um processo típico de integração começa quando um candidato aceita sua oferta de emprego, sua contratação e até possíveis transições entre equipes.
Embora este seja em grande parte um processo formal, ainda existem muitas maneiras de tornar a integração divertida. A integração é o processo que garante que as novas contratações estejam prontas para o que quer que aconteça – de aprendizados processuais a culturais.
Estudos mostram que a produtividade de novas contratações é mais rápida com uma experiência de integração eficiente e atraente, com 90% dos funcionários decidindo se devem permanecer na empresa nos primeiros 6 meses. Neste guia, vamos orientá-lo nas práticas recomendadas para integração de funcionários que você pode personalizar para sua equipe, setor e candidatos.
Antes do primeiro dia
Os candidatos querem saber o que se espera deles, antes de chegarem no primeiro dia. Eles não querem ir ao endereço errado ou simplesmente se apresentarem vestidos para impressionar em uma sexta-feira casual. Então, antes de iniciarem suas atividades:
Forneça aos funcionários
Aqui estão algumas das tarefas de integração mais comuns para você começar:
- Logins de segurança e chaves de acesso;
- Computador, tablet ou telefone;
- Monitores, cabos, adaptadores;
- Logins para hardware, ferramentas de gerenciamento de senha, software e aplicativos específicos de função;
- Perfil criado e logins compartilhados para ferramenta de tempo e presença;
- Ferramentas e equipamentos especializados;
- Uniformes e crachás personalizados.
Prepare a documentação
Documentação chave que deve ser concluída antes do primeiro dia:
- Contrato de emprego;
- Políticas que exigem confirmação;
- Formulários de folha de pagamento, bancário, fiscal;
- Requisitos de trabalho.
Envolva e conscientize a equipe
Além do RH, outros funcionários, equipes e departamentos também devem estar envolvidos no processo de integração. Essas equipes têm um impacto significativo no engajamento de um novo contratado.
Por exemplo, o gerente de linha pode ser o principal ponto de contato de um funcionário, mas é provável que ele também se beneficie do acesso ao RH para consultas sobre políticas da empresa, folha de pagamento e TI, para acesso às ferramentas e equipamentos certos.
Por esse motivo, é importante que todas as partes internas envolvidas tenham acesso adequado e transparência no processo de integração, juntamente com uma descrição clara de quais são suas tarefas.
A comunicação do líder da equipe é essencial, antes do primeiro dia. A partir do momento em que o contrato é assinado, é fundamental que os novos funcionários comecem a construir um relacionamento com suas lideranças.
Ao incluir os líderes no processo, você garante que as melhores práticas de integração sejam seguidas. Se eles entenderem o que é a integração de funcionários, os efeitos que isso pode ter no engajamento e na retenção dos colaboradores, ficarão satisfeitos em fazer a sua parte.
Compartilhe informações
As pessoas se sentem otimistas ao ingressar em organizações que se alinham com seus valores e crenças. É importante continuar reforçando sua cultura, marca e estilo único para novos colaboradores, antes do primeiro dia.
Aqui está uma lista das atividades de integração para ajudá-los a se sentirem prontos:
- Acolhimento do CEO;
- Apresentação da visão, valores e história da empresa;
- Apresentação da equipe;
- Linguagem e terminologia da equipe;
- Convite para grupos de bots e redes sociais;
- Agenda do primeiro dia.
O primeiro dia do novo funcionário
Entrar em uma nova função ou empresa como um criador de conteúdo para blog pode ser assustador, mesmo o iniciante mais capaz enfrenta o medo do desconhecido. As informações devem ser fornecidas aos poucos, quando relevantes, para que sejam retidas de maneira significativa.
O primeiro dia é sobre a agenda e orientação. Concentre-se na experiência de boas-vindas e explique as dinâmicas da equipe. Confira algumas práticas recomendadas:
Atribua um amigo
Envolver um colega também é uma ótima maneira de acolher um novo contratado. Considere um companheiro de equipe em vez de um líder direto. Eles se sentirão mais à vontade para fazer perguntas comuns, mas importantes, sobre o escritório, a cultura e as peculiaridades da equipe. O amigo também é uma ótima pessoa para apresentar o novo funcionário e fazer um tour pelo escritório para construir relacionamentos.
Viva sua marca de empregador
Apresente, de forma mais significativa, a cultura da sua empresa. Você faz isso oferecendo ao novo colaborador um tempo com líderes ou influenciadores críticos em toda a empresa. Apenas 32% das organizações comunicam seus valores fundamentais a candidatos e novos funcionários, o que pode levar a uma maior rotatividade, especialmente nos primeiros 3 meses. Se o novo contratado não conhecer a cultura da empresa, a adaptação poderá ser mais difícil ou nem acontecer.
Crie uma experiência memorável de boas-vindas
Pense no que torna sua equipe ou a função única e encontre uma maneira de destacar a integração de suas equipes. Uma empresa de marketing digital normalmente possui funcionários mais conectados com o mundo digital, você utilizar isso a seu favor na hora de criar uma experiência de boas-vindas.
Defina a pessoa responsável pela experiência de orientação. Será a liderança imediata, um representante de RH ou um colega? Quem os guiará pelo escritório, mostrará onde estão a cozinha, o café, os banheiros, etc. Se o novo contratado tiver uma estação de trabalho física, faça-o se sentir verdadeiramente especial e permita que sua equipe prepare o espaço.
Forneça treinamento sobre aspectos culturais da organização
Vá direto ao ponto de como sua organização funciona. Qual é a habilidade ou valor definidor necessário para ter sucesso em seu local de trabalho? Faça com que os novos contratados passem tempo focando nesse atributo.
Aqueles que prosperam no centro de sua organização se tornarão funcionários valiosos ao longo do tempo, independentemente da função que exerçam. Não importa o setor de sua empresa, tamanho ou tipo de funcionário. Existem elementos essenciais que compõem uma incrível jornada de integração.
Cultura: Como você coloca seus valores, visão e cultura para integrar novos contratados em sua nova equipe?
Objetivos: Como você garante que seu colaborador conheça as expectativas de sua função?
Equipe: Como você integra as novas contratações à equipe e às pessoas com as quais irão trabalhar?
Integração continuada
Como você está se conectando com esse funcionário ao longo do tempo? A integração não deve parar após a primeira semana. Preparar seus funcionários para o sucesso requer metas, objetivos e planejamento de sucessão claros.
Nesse ponto a gestão de talentos é fundamental. Simplesmente não é suficiente contratar um superstar e esperar que ele brilhe o tempo todo. Todos os grandes talentos tiveram um ótimo treinador e rede de apoio para ajudá-los a prosperar.
A incorporação de um sistema que automatize lembretes para líderes de equipe e funcionários pode ser uma maneira eficaz de garantir que essa tarefa seja cumprida. Para uma integração consistente, considere o seguinte:
Planeje o desenvolvimento para um trabalho significativo
Trabalhe com os líderes de equipe definindo as etapas principais para o funcionário se tornar um membro produtivo da equipe. Por exemplo, não sobrecarregue os novos contratados com workshops detalhados de produtos ou soluções na primeira semana, coloque-o em sua função gradualmente e faça check-ins periódicos.
Compartilhe metas em etapas e defina OKRs claros
OKRs – Objectives and Key Results, são um sistema de metas.
Usando OKRs, você pode comunicar antecipadamente como os objetivos do novo colaborador estão alinhados à estratégia de negócios. Ele obterá uma maior compreensão de seu impacto, permitindo que tome decisões mais informadas nos primeiros meses críticos. Mantenha os novos funcionários responsáveis por seus OKRs e compartilhe os resultados da empresa e as contribuições da equipe regularmente com todos os membros.
Apresente as principais equipes e partes interessadas
Construir relacionamentos duradouros é fundamental para a retenção. Faça com que o novo contratado conheça o maior número possível de pessoas que tenham relação com suas atividades.
Inspire novos contratados
Pense em sua própria jornada de funcionário. Você teve alguém em quem procurou inspiração e conselhos de carreira? Compartilhar planos de desenvolvimento de carreira e conjuntos de habilidades necessárias para cargos de outros níveis demonstra que a empresa está interessada e apoia seu desenvolvimento.
Essas informações podem ajudar os iniciantes a ter uma discussão informada com os gerentes sobre aprendizado e desenvolvimento. Designe um mentor para seus funcionários em equipes menores ou especializadas, isso pode ser um desafio, mas você pode inseri-los em comunidades ou encontros para explorar opções fora do negócio.
