Ao contrário do que muita gente pensa, fazer a gestão de contratos vai muito além de um simples controle de prazos e serviços.
Afinal, estamos falando de um dos documentos mais importantes dentro da relação comercial e profissional de uma empresa.
São os contratos que garantem segurança tanto para o contratado quanto para o contratante, sendo a prova do que foi acordado entre as partes.
No entanto, de acordo com a Aberdeen Research, só para criar, negociar e finalizar um contrato as empresas demoram, em média, de 20 a 30 dias.
Quando ampliamos essa ideia para empresas que precisam gerenciar um grande número de contratos, é fácil perceber o quão necessário é a otimização dos processos para reduzir riscos e maximizar a produtividade.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo. Aqui você vai aprender mais sobre o que é, qual é a importância e como fazer a gestão de contratos na sua empresa. E, ao final do texto, você vai encontrar uma dica para otimizar esse processo.
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos é um conjunto de procedimentos e funções que visam gerenciar as contratações de uma empresa, desde a requisição do documento até o encerramento ou renovação.
Para tudo isso, a gestão contratual inclui atividades relacionadas:
- ao monitoramento de todo ciclo de vida do contrato;
- ao armazenamento e organização dos documentos;
- ao gerenciamento dos anexos;
- à padronização das minutas e das cláusulas;
- à clareza na cobrança;
- e à mitigação dos riscos.
Em linhas gerais, a gestão contratual é fundamental para validar o documento criado e supervisionar a relação estabelecida entre as partes, além de garantir o correto armazenamento e histórico dos documentos.
Tudo isso promove o controle eficiente das relações da empresa com seus clientes, fornecedores e funcionários, bem como, oferece segurança jurídica e a garantia de que o acordo e os prazos serão cumpridos.
Veja também:
Como fazer a gestão de contratos na sua empresa?
Cada empresa pode implementar de uma maneira a gestão de contratos. No entanto, separamos a seguir algumas etapas básicas aplicáveis à gestão contratual da maioria das empresas. Veja a seguir:
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Planejamento
A primeira etapa da gestão de contratos é o planejamento.
Aqui você deve elaborar a versão básica do contrato, determinando qual será o objeto do acordo, suas condições, prazos, cláusulas, riscos, direitos, obrigações e sanções aplicáveis.
O documento criado nessa fase servirá como base na hora da criação do contrato e poderá ser ajustado ao longo da operação.
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Criação do contrato
Depois de definir as principais condições do contrato, é hora de começar a redigi-lo. Para isso, você pode utilizar um modelo e modificá-lo de acordo com a necessidade da sua empresa ou recorrer ao departamento jurídico.
Quando o fluxo de solicitações é alto, pode-se utilizar o mesmo modelo de contrato para agilizar o processo. De todo modo, este texto criado precisa passar pela revisão jurídica.
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Negociação
Nesse momento, as duas partes avaliam o contrato e podem solicitar alterações para que o documento se adeque aos fatores negociados. É aqui que será firmado um acordo definitivo.
Por isso, o ideal é enviar a versão prévia do contrato de prestação de serviço (ou de qualquer outro tipo de contrato) para o cliente e conceder um tempo para que ele avalie cada uma das cláusulas, assim como, os prazos.
Para agilizar o contato, é importante que a empresa tenha um canal de comunicação eficiente com o cliente, tanto para envio do contrato quanto para troca de informações.
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Aprovação e assinatura
Após chegar a um acordo satisfatório com o cliente e finalizar a negociação, é a hora de aprovar o documento, solicitar uma nova revisão jurídica (para evitar brechas e inconsistências) e recolher as assinaturas.
E já que o assunto é gestão de contratos: vale a pena pensar na otimização desta etapa. Uma boa dica é contar com a assinatura eletrônica, que possui a mesma validade jurídica da assinatura física e dispensa o envio do contrato até o cliente ou fornecedor.
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Execução e acompanhamento
Agora é hora de colocar o contrato em prática. Cada um terá o seu próprio tempo de duração, por exemplo, um contrato de prestação de serviço odontológico pode prever agendamentos durante seis meses.
De todo o modo, a empresa deve gerenciar atentamente o processo de execução e assegurar que todos os termos do contrato sejam cumpridos pelas duas partes.
Em caso de descumprimento, por exemplo da entrega do serviço ou do pagamento por parte do cliente, deve-se acionar as cláusulas de penalidade ou rescisão.
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Armazenamento
É fundamental que a empresa armazene adequadamente os contratos, em especial aqueles de longa duração, para que depois possa entender o histórico de vendas, gerenciar negociações e se proteger juridicamente.
Para isso, uma boa dica é contar com um sistema de gestão de contratos, no qual realiza o armazenamento de todos os documentos em nuvem e garante a segurança dos dados da sua empresa sem ocupar espaço físico.
No final deste texto falaremos um pouco mais sobre esse tipo de sistema.
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Revisão
É comum ter que realizar revisões do contrato, mesmo quando ele já está em execução. Isso é importante para garantir que nenhuma das partes está sendo prejudicada com as operações.
Até porque, os contratos são dinâmicos e podem receber correções, alterações e adendos a qualquer momento. As modificações devem ser anexadas ao documento original.
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Renovação ou encerramento
Nesta etapa, a empresa e o cliente devem escolher entre a renovação (se cabível) ou encerramento do contrato.
Em caso de finalização do contrato, é necessário realizar a revisão do documento e garantir que não há pendências.
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Análise de desempenho
Na última etapa da gestão de contratos, a empresa deve fazer a análise do documento, verificar o que pode ser melhorado, se houve alguma falha. Isso é importante para evolução do negócio e aumento da produtividade.
Como melhorar a gestão de contratos na sua empresa?
Um software de gestão de contratos – como o Simples Agenda – é a ferramenta certa para gerenciar os documentos da sua empresa.
Por meio dele, é possível editar modelos de contratos, enviar o documento para cliente via WhatsApp ou e-mail, recolher a assinatura eletrônica, centralizar o armazenamento dos seus contratos e ainda controlar os prazos.
Além disso, o software oferece recursos financeiros que garantem a otimização dos processos e a redução da inadimplência. Com ele fica muito simples acompanhar os recebimentos e os clientes inadimplentes.
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