Atualmente, um dos principais desafios dos gestores do ramo industrial é o de adotar ideias de gerenciamento de tempo nas reuniões. As reuniões estão cada vez mais presentes no universo empresarial e são peças fundamentais para a comunicação entre os setores, seja para definir metas, propor soluções ou analisar resultados.
Esses momentos são essenciais para o desenvolvimento da companhia, pois servem de ferramenta para discussões e tomadas de decisão em grupo. Porém, se não houver um bom planejamento é possível que o tempo dedicado seja totalmente desperdiçado.
Sabemos que uma boa gestão de tempo faz toda a diferença e é capaz de aumentar a produtividade, tanto nas reuniões quanto no dia a dia do negócio. Para ajudar a melhorar isso, neste artigo vamos apresentar 3 passos fundamentais para melhorar a dinâmica das reuniões na sua indústria.
Se você ficou interessado e deseja saber como gerenciar reuniões e aumentar a produtividade, não deixe de nos acompanhar. Boa leitura!
Prepare os participantes
Não tem como fazer uma reunião produtiva sem a preparação dos participantes. Por este motivo, use a tática do pré-trabalho. Dias antes da reunião, passe tarefas referentes aos temas que serão abordados pela equipe, forneça informações e crie uma lista com os assuntos tratados.
No início da reunião, faça referências aos itens que foram passados anteriormente, induzindo os participantes a passarem o tempo inicial focando no material recebido. Dessa forma, os resultados serão a prova da importância da preparação e certamente fará com que a reunião seja mais produtiva.
Evite estender demais as suas reuniões
Esse tipo de compromisso não pode ser muito extenso, pois pode acabar cansando e tirando a atenção dos participantes, fazendo com que sua reunião fique monótona e tediosa. Estipular um tempo para esses compromissos, é uma maneira eficaz de fazer com que as pessoas sejam objetivas nos temas discutidos e tomem as decisões mais rapidamente.
Número de participantes
Boas reuniões são aquelas que têm pessoas informadas e dispostas a colaborarem para solucionarem um problema ou darem novas ideias. Por isso, reduza ao máximo o número de participantes. Assim, todos terão oportunidade de se expressarem e não se sentirão intimidados em falar
Antes de enviar o convite para a agenda das pessoas, pergunte a si mesmo: é estritamente necessário que todos esses contatos estejam lá? Reuniões costumam funcionar melhor com menos pessoas, pois a atenção é maior.
Colocar essas dicas em prática é uma ótima forma de gerenciar e aumentar a produtividade das suas reuniões. Por isso não deixe de colocá-las em prática. Gostou do conteúdo? Então não deixe de nos acompanhar para mais novidades.
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