Como fazer a gestão e controle de frequência de funcionários à distância

O novo coronavírus acertou em cheio a rotina das empresas. Foram diversas medidas aplicadas para que os danos fossem minimizados e, uma delas foi a aplicação do home office para aqueles funcionários que podem realizar o seu trabalho diretamente de suas casas. 

Mas, se fazer o controle de frequência dos funcionários presencialmente já era difícil, desta maneira ficou ainda mais. Algumas empresas chegaram até mesmo a abrir mão do controle de jornada durante esse período.

Entretanto, o que elas ainda não sabem, é que não é preciso abrir mão do controle de jornada no home office graças ao ponto digital. 

Se quer saber mais sobre como fazer a gestão e o controle de frequência dos funcionários a distância continue lendo este texto. 

Qual a importância de controlar a frequência do funcionário?

Será que o controle de frequência é tão importante assim para termos que fazê-lo mesmo no home office? 

A resposta é sim! Ainda mais nessa situação o controle precisa ser feito. 

Para entender o porquê, vamos saber melhor qual é a importância do controle de jornada para uma empresa. 

No Brasil, a legislação trabalhista é bem clara quanto aos limites de jornada em que os funcionários podem atuar. Por isso, ter um controle ajuda que as empresas estejam de acordo com as normas da legislação e evitem diversas ações trabalhistas envolvendo a jornada de trabalho.

Agora, pensando nas indústrias, dependendo do tipo de operação, as vezes os funcionários precisam trabalhar em jornadas noturnas, estender sua jornada ou até mesmo realizar pausas específicas durante o dia determinada para aquela profissão.

E sem um controle dessas situações, sua empresa pode ficar vulnerável e acabar recebendo uma ação trabalhista. 

Mas, além disso, um controle de frequência pode ajudar a sua empresa a manter um bom relacionamento com os colaboradores. 

Ele agrega transparência nessa relação, evitando que a empresa caia em uma daquelas situações em que os trabalhadores fazem horas extras e nunca são recompensados ou que atrasam com frequência e a gestão nunca tem o conhecimento. 

Além disso, o controle da jornada de trabalho tem ainda a vantagem de trazer maior economia para a empresa, primeiro porque ela irá possuir cálculo de horas trabalhadas correto e com isso conseguirá enxugar a folha de pagamento. 

Segundo porque com ele é possível adotar banco de horas, nessa modalidade a empresa armazena todas as horas trabalhadas além do expediente do colaborador e ele pode trocá-las por dias de folga, saídas antecipadas e muitas outras coisas. 

Por isso, ter um controle desses em sua empresa só trará benefícios. Mas, vamos ao assunto principal deste texto a gestão de funcionários em home office.

Gestão de equipes a distância: home office

Se as suas equipes nunca trabalharam em home office, neste momento você deve estar cheio de dúvidas de como fazer a gestão de equipes a distância. A notícia ruim é que essa tarefa não é fácil. Mas, a notícia boa é que existem diversas ferramentas até mesmo gratuitas que podem ajudar. 

A primeira dica para essa gestão funcionar é ter confiança nos colaboradores, o trabalho exige colaboração dos dois lados da relação. 

Você precisa ter a confiança de que seus colaboradores irão desempenhar suas tarefas como desempenhavam no escritório e eles precisam se comprometer a manter suas tarefas em dia, fazendo a autogestão de seu tempo. 

O segundo passo é criar regras para o home office. Você pode até pensar que isso não é necessário e que algumas coisas podem estar subentendidas, mas acredite sem essas regras você abre margem para diversas situações. 

Regras básicas sobre como deve funcionar o trabalho home office, quais as políticas da empresa para isso, o que não pode ser feito, como proceder em caso de algum problema, já são o suficiente para começar. 

Por último, a sua empresa precisa criar algumas rotinas de comunicação. Elas vão depender das necessidades da sua equipe, algumas empresas preferem fazer reuniões rápidas diariamente outras o fazem apenas no começo ou final da semana para ter um balanço das tarefas. 

Mas, tudo depende da necessidade. Muitas vezes manter a comunicação por chat pode ser o suficiente. 

O ideal é criar rotinas de comunicação, como por exemplo, que seus colaboradores passem um resumo das tarefas no começo, meio e final da semana.  Isso pode até mesmo contribuir para o aumento da confiança. 

Agora vamos ver algumas ferramentas que com certeza irão ajudar esse período.

Ferramentas de trabalho a distância

Comunicação

Como vimos, a comunicação é essencial para esse período. Por isso, sua empresa precisa ter uma ferramenta específica, algum tipo de chat online. 

Mas, não se preocupe você não precisa pedir para o seu setor de TI, criar uma intranet específica para isso. Se a sua empresa ainda não tem um chat interno, alguns softwares online podem fazer esse papel muito bem e ainda funcionar para transferência rápida de arquivos. Alguns dos mais conhecidos são skype e Slack, que possuem planos gratuitos e pagos. 

Agora para vídeo conferências, o Hangouts do google pode ser uma ótima idéia, ele funciona super bem para esse tipo de reunião.

Organização

A maior preocupação dos líderes e gestores é saber como anda as tarefas dos colaboradores, para isso, sua empresa pode utilizar softwares de organização de equipes como o Trello, Asana ou ClubHouse. Com eles é possível criar projetos, atribuir tarefas, armazenar arquivos, definir prazos e muito mais. 

Com isso, você consegue saber o andamento de tudo.

Calendário

Para quem pensou que a tecnologia iria acabar com o uso de calendários, se enganou. No home office o uso de calendários permite que todos vejam quais horários a pessoa está livre, quais as reuniões do dia e até mesmo é bom para a própria auto-organização.

Para isso o próprio calendário do Google é a melhor saída, uma vez que é possível criar agendas para setores, equipes, tudo isso integrado. 

Bom, agora sim, falamos sobre as principais ferramentas que podem ajudar na sua gestão. Mas, ainda não falamos como o controle de frequência pode ser útil. Então, vamos lá. 

Como fazer gestão de equipe com o controle de ponto?

Quando falamos sobre a importância do controle de ponto, dissemos que ele é ainda mais necessário no home office. Vamos entender o porquê agora. 

Diversas pesquisas mostraram que os colaboradores tendem a trabalhar mais no home office do que no escritório. Quando estamos em casa, não temos o fator “hora de entrar” “hora de ir embora” ou “hora do almoço” geralmente vamos no nosso ritmo de trabalho. 

E, isso pode ser bastante prejudicial, horas extras podem aumentar ou até mesmo as horas de jornada diminuir. 

A melhor forma de manter tudo funcionando como no escritório é ter o controle de jornada. Ele garante que todos irão trabalhar de acordo com suas jornadas estipuladas, e os gestores podem acompanhar em tempo real as entradas, as pausas e saídas. 

Mas, como fazer isso? Com o controle de ponto pelo celular, com ele cada colaborador pode ter o seu próprio relógio de ponto, e fazer todas as marcações de acordo com as regras da empresa. 

Ele é totalmente seguro pois, o ponto digital conta com diversas medidas para prevenção de fraudes. 

A PontoTel tem uma ótima ferramenta para isso, é um sistema completo de controle de horas e faz todos os cálculos de forma automática. Com ele sua empresa pode até se livrar da velha planilha de banco de horas, pois ele armazena as horas dos colaboradores automaticamente e as retira conforme o colaborador for realizando suas jornadas diárias. 

Então, se a sua empresa quer manter o controle do home office dos colaboradores uma boa saída é apostar no uso desses sistemas.

Este texto foi escrito por Aline Fernandes, jornalista e redatora no blog PontoTel.