//O que é automatização de processos e como ela pode melhorar a produtividade

O que é automatização de processos e como ela pode melhorar a produtividade

Quando você escuta alguém falar sobre automatização de processos, qual é a primeira coisa que vem na sua cabeça? Calma! Deixa a gente tentar adivinhar: as máquinas vão dominar o mundo.

Se você acredita que no futuro a mão de obra humana será extinta, você não caminha sozinho(a) nessa.

Em julho do ano passado, Michelle Schneider, head de educação do LinkedIn ????????, falou em uma palestra do TED um pouco sobre como será o profissional do futuro, e que, segundo um estudo realizado na Universidade de Oxford, 47% dos empregos tendem a desaparecer nos próximos 20 anos. Mas, por outro lado, muitas profissões que estão por vir nós sequer conhecemos.

E, por mais que isso soe um pouco desesperador por vir de alguém que trabalha no LinkedIn, é compreensível. Afinal de contas, quem imaginava, há dez anos, que existiria a profissão “Youtuber”?

Mas uma coisa nós já sabemos e não podemos negar: com a transformação digital, hoje, ficar executando tarefas manuais e repetitivas é perda de tempo. E, levando em consideração que tempo é dinheiro, insistir em um processo que poderia ser automatizado, é deixar dinheiro voar pela janela.

Graças a metodologias como o kanban agile e o avanço da tecnologia, como a inteligência artificial e o poder das APIs, hoje conseguimos otimizar cada vez mais a nossa rotina. E é sobre isso que vamos falar neste post: como melhorar a sua produtividade com a ajuda da automatização de processos.

Afinal… O que é automatização de processos?

Sem enrolação, vamos direto a um exemplo prático.

Digamos que você tenha um e-commerce e que seu gateway de pagamento seja o PagSeguro. Quando um cliente realiza uma compra em seu site, uma série de ações são executadas. Veja algumas delas na imagem abaixo:

Parece mágica, né?! Mas não é.

Talvez você não perceba todos esses processos acontecendo, pois eles são automatizados, o que os torna muito mais rápidos.

Mas, imagine só o quanto de tempo (e dinheiro) você estaria perdendo se tivesse que fazer toda essa análise e tarefas manualmente. Você teria que:

  1. Acessar o painel do seu e-commerce para acompanhar os pedidos criados;
  2. Gerar uma cobrança no PagSeguro para os pedidos criados;
  3. Enviar a cobrança (fatura) manualmente para os clientes que criaram um pedido no seu e-commerce;
  4. Acompanhar no PagSeguro se alguma cobrança (fatura) foi paga;
  5. Quando uma cobrança for paga, atualizar o status do pedido no seu e-commerce;
  6. Informar ao seu cliente que o pedido foi aprovado.

E não para por aí… Depois disso tudo, você ainda teria que executar as tarefas tradicionais de quando um pedido é aprovado, como enviar e-mail para os seus clientes, emitir nota fiscal, embrulhar os produtos e postar nos Correios.

Ou seja, a automatização de processos tem como função te ajudar a eliminar tarefas para que você consiga ser mais eficiente e ter mais tempo para focar no lado estratégico do seu negócio.

4 passos para começar a automatizar os processos do seu negócio e melhorar a produtividade

Agora que você já sabe o que é automatização de processos e como ele te ajuda a eliminar o trabalho repetitivo (e chato), está na hora de começarmos a falar como aplicá-lo em seu negócio. Para isso, separamos 4 passos para você. Olha só:

Passo 1 – Faça um mapeamento de processos

Antes de tudo, pegue um papel e uma caneta (ou post-its, se preferir) e comece a desenhar todos os processos da sua empresa.

É importante que nessa etapa você detalhe cada passo realizado para que um projeto seja concluído com sucesso.

Uma dica é montar um workflow (ou mapa mental) em ferramentas colaborativas como o draw.io, que pode ser integrado com o Google Drive. Veja só um vídeo, em inglês, de como ele funciona:

Passo 2 – Tenha um bom gerenciamento de projetos

Um sistema é feito de processos que precisam ser executados em uma ordem específica para que tudo funcione 100%. Viu?! Tudo está interligado.

Para fazer uma boa gestão de processos e ter um sistema rodando perfeitamente é preciso começar por baixo, isto é: ter um bom gerenciamento de tarefas e projetos.

Ok. É um desafio (dos grandes), mas, se o aumento de produtividade é prioridade no seu negócio, é preciso seguir em frente.

Para isso, é fundamental que os indicadores de produtividade sejam acompanhados na lupa. Ou seja, que todas as etapas sejam analisadas minuciosamente, que o tempo seja cronometrado, que nada fuja da régua.

Para te ajudar, uma dica é usar aplicativos para organizar tarefas.  

Um entre os mais populares é o Asana, um software que permite que você gerencie projetos adicionando-os em quadros e criando cronogramas. Além disso, ele também permite que você associe donos a cada tarefa do projeto e faça um calendário para que tenha, em mãos, uma visualização mais fácil. Veja o vídeo abaixo (também em inglês) e saiba como funciona o Asana.

Outro muito popular – se não o mais popular entre todos – é o Trello.

Assim como o Asana, o Trello é um software para gerenciamento de projetos. Um dos diferenciais da ferramenta é o usabilidade “arrasta-solta” baseada na metodologia kanban. Para que você saiba tudo sobre o Trello, separamos o vídeo abaixo feito pelo Henrique Carvalho, do Viver de Blog. Confira:

Gostou do Trello? Se sim, você vai gostar ainda mais dele com o Gerenciador de Projetos desenvolvido pela Pluga. Para usar, é só clicar no banner abaixo.

Passo 3 – Identifique os gargalos

Seguindo todas as dicas acima, certamente você irá se deparar com diversas objeções que atrapalham na execução de seus processos. Vamos chamá-las de gargalos.

A primeira vista pode ser que você sinta um pouco de dificuldade para enxergar o que está logo embaixo do seu nariz. Mas existem 3 simples perguntas que ajudam a identificar os gargalos. São elas:

  1. Quantas vezes essa tarefa é executada por dia? E por semana? ????
    Se a resposta for mais de 1 para qualquer uma das perguntas, você encontrou um gargalo.
  2. Essa tarefa possui subtarefas que demandam tempo e postergam a entrega do projeto? ⏳ (Ex: preencher planilhas, criar cadastros, copiar e colar dados, notificar pessoas)
    Se a resposta for “sim”, você encontrou um gargalo.
  3. Essa tarefa poderia ser executada de forma automática por um robô? ????

Essa pergunta é matadora! E, bom, você já sabe: se a resposta for “sim”, você encontrou um gargalo.

Passo 4 – Chegou a hora da automatização de processos!

Pronto! Agora que você já desenhou todos os seus processos, identificou os gargalos e, entre eles, o que poderia ser automatizado, chegou a hora de, como falamos há alguns parágrafos mais acima, deixar as máquinas dominarem o mundo ???? – ou pelo menos deixar elas fazerem o trabalho repetitivo (e chato) por você.

Para que fique mais simples, vamos separar esse assunto em alguns subtópicos, de acordo com as verticais que devem existir na sua empresa.

Financeiro

Enviar cobranças, anotar recebíveis, acompanhar contas à pagar e emitir notas fiscais são alguns dos desafios enfrentados para ter uma gestão financeira minimamente sob controle.

Mas, acredite, todas essas tarefas do seu financeiro podem ser incrivelmente otimizadas.

Para isso, você pode usar desde planilhas do Google integradas à gateways de pagamento ou até a um sistema ERP mais elaborado, como a Conta Azul, o Bling ou o Tiny ERP.

Veja só, por exemplo, como a Conta Azul pode te ajudar a ter um fluxo de caixa e gestão financeira muito mais prático.

Gestão de clientes

ERP ou CRM? Essa é uma dúvida que aflige quem não sabe bem para quê serve essas siglas. Mas relaxa, pois vamos explicar.

Os ERPs (em inglês, Enterprise Resources Planning) são ferramentas que permitem que você faça um controle geral do seu negócio, desde o cadastro de clientes, passando pelo controle de estoque, contas a receber e pagar, até a emissão de notas fiscais.

Já os CRMs (em inglês Customer Relationship Management) são ferramentas mais focadas na gestão do relacionamento com o cliente, muito usadas no funil de vendas pelo setor de marketing e comercial da empresa.

Se a sua necessidade é, por hora, algo menos complexo que um ERP ou CRM, talvez um formulário do Google Forms ou do Typeform integrados a um Trello ou uma planilha do Google já te ajude. Dessa forma, você consegue, a partir de um formulário respondido, criar um card no Trello ou uma linha em uma planilha e trabalhar com esse cliente por lá.

Daqui a pouco te ensinaremos como fazer essa integração (sem precisar ser ou contratar um desenvolvedor).

Marketing

Você certamente já ouviu falar sobre automação de marketing, funil de marketing e/ou inbound marketing. Basicamente, essas estratégias podem ser resumidas em atrair, converter e nutrir leads com o objetivo de gerar oportunidades de negócio e encantar clientes. Veja o infográfico:

Para aplicar a estratégia, existem diversas ferramentas de automação de marketing disponíveis no mercado, desde as com funcionalidades mais complexas às mais simples.

Vendas:

Vender é bom e todo empreendedor gosta quando o time comercial está batendo as metas, mas, para isso, é preciso dar as ferramentas que os vendedores precisam para serem ágeis.

Além de empatia e bons argumentos (ou o que alguns chamam de “boa lábia”), um(a) vendedor(a) precisa entrar em contato com as oportunidades geradas pelo marketing de forma rápida e,  acima de tudo, ser organizado(a).

Para isso, um sistema CRM pode ser um excelente aliado. Assista o vídeo abaixo e veja como o Thiago Reis, CEO da Growth Machine e especialista em vendas, usa o Pipedrive, um dos CRMs mais populares do mercado.

⭐ Bônus: Passo 5 – Conectando e automatizando tudo (mesmo!)

Você acabou de conhecer uma série de ferramentas web que irão te ajudar a otimizar (e automatizar) diversos processos na sua empresa, porém, existe um problema: essas ferramentas não conversam entre si.

Mas, para isso, existem plataformas integradoras, como a Pluga, que conectam todas essas ferramentas e cria uma comunicação inteligente entre elas para que a sua automatização de processos seja 100% eficaz.

E o melhor: sem que você precise desenvolver uma única linha de código.

Assista o vídeo abaixo para conhecer melhor a Pluga:

As automatizações da Pluga funcionam a partir do disparo de um gatilho em uma ferramenta A, que gera uma ação em uma ferramenta B.

Para melhor exemplificar, é só lembrar do tópico de Gestão de Clientes, em que falamos dos formulários para criar cards no Trello ou linhas em planilhas.

Via Pluga, a automatização seria “Quando um formulário do Google Forms for respondido, um card será criado no Trello”; ou, “Quando um formulário do Typeform for respondido, uma nova linha será adicionada em uma planilha do Google Sheets”.

E esses são só alguns exemplos de integrações entre ferramentas. Através da Pluga é possível conectar o seu gateway de pagamentos ao eNotas ou NFe.io, para emitir notas fiscais automaticamente; ou a sua plataforma de automação de marketing, para enviar um e-mail com uma comunicação especial para o seu cliente; ou, até mesmo, ao seu ERP, para ter um controle de estoque e financeiro mais eficiente.

Veja abaixo algumas das automatizações mais populares na Pluga e comece grátis agora mesmo. Depois, volte aqui e diga o que achou.

Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga apaixonado por dados, produtividade, cachorros e chocolate meio amargo.