Também deve estabelecer as obrigações documentais da prestadora, incluindo a entrega mensal de comprovantes trabalhistas, as garantias contratuais, as regras de reajuste vinculadas à data-base da categoria e as condições de rescisão.
Essas cláusulas tornam as responsabilidades de cada parte mais claras e ajudam a reduzir os riscos da contratante.
O que a lei exige do contrato e da prestadora
A base legal é a Lei nº 6.019/1974, com a redação dada pelas Leis nº 13.429/2017 e nº 13.467/2017. O artigo 4º-A permite transferir a terceiros “quaisquer de suas atividades, inclusive sua atividade principal”, desde que a prestadora tenha capacidade econômica compatível com o serviço.
O artigo 5º-B lista o conteúdo mínimo do contrato: qualificação das partes, especificação do serviço, prazo, quando for o caso, e valor. Na prática, é o item “especificação do serviço” que separa um contrato fiscalizável de um contrato genérico.
A mesma lei fixa requisitos para a prestadora funcionar. Pelo artigo 4º-B, ela precisa comprovar inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) e registro na Junta Comercial. Também precisa ter capital social compatível com o número de empregados, conforme a tabela abaixo.
Antes de assinar, peça o contrato social atualizado e compare o capital com o tamanho da equipe que vai atender o seu contrato e os demais clientes da empresa.
| Número de empregados da prestadora | Capital social mínimo (Lei nº 6.019/1974, art. 4º-B, III) |
|---|---|
| Até 10 | R$ 10.000,00 |
| Mais de 10 e até 20 | R$ 25.000,00 |
| Mais de 20 e até 50 | R$ 45.000,00 |
| Mais de 50 e até 100 | R$ 100.000,00 |
| Mais de 100 | R$ 250.000,00 |
Dois artigos merecem atenção de quem está trocando equipe própria por terceirizada. O artigo 5º-C impede contratar empresa cujos sócios tenham trabalhado para a contratante nos últimos 18 meses, salvo se forem aposentados.
Já o artigo 5º-D proíbe que o empregado demitido volte a prestar serviço à mesma empresa como terceirizado antes de 18 meses da demissão.
Além disso, o artigo 5º-A, § 1º, veda usar os terceirizados em atividades diferentes das previstas no contrato, o que reforça a necessidade de um escopo bem escrito.
Escreva o escopo e o padrão de resultado antes de discutir preço
O escopo deve detalhar os serviços de limpeza de forma objetiva e verificável, especificando a metragem e o tipo de piso de cada área, a frequência (diária, semanal ou mensal), os turnos de execução e o número de profissionais por posto.
Além disso, deve discriminar os recursos incluídos na contratação, como materiais, saneantes, equipamentos, uniformes e Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), para evitar divergências na execução dos serviços.
Sem esse detalhamento, duas propostas com o mesmo preço podem entregar serviços muito diferentes, como mostra o post sobre quanto custa terceirizar a limpeza.
A visão geral do modelo, com as modalidades de cobrança, está no guia de como funciona a terceirização de limpeza. O padrão de resultado entra no contrato como acordo de nível de serviço, conhecido pela sigla em inglês SLA.
São metas mensuráveis, como o prazo para repor um posto descoberto, a frequência mínima de cada rotina e a nota mínima em vistoria.
O governo federal usa a mesma lógica: a Instrução Normativa SEGES/MP nº 5/2017 prevê um Instrumento de Medição de Resultado (IMR), que liga o pagamento ao cumprimento das metas.
Para o comprador privado, a instrução normativa não é obrigatória, mas serve como referência pronta de boas práticas.
Com o SLA definido, as propostas ficam comparáveis, pois todos os fornecedores precificam os mesmos serviços. Para isso, envie as mesmas especificações a vários fornecedores de terceirização de limpeza e solicite respostas item por item.
Quem responde pelas dívidas trabalhistas do terceirizado?
Quem responde primeiro é a prestadora, que contrata, remunera e dirige os trabalhadores.
A contratante responde de forma subsidiária: se a prestadora não pagar, a cobrança pode chegar a ela. Isso vale para as obrigações trabalhistas do período em que o serviço foi prestado, conforme o artigo 5º-A, § 5º, da Lei nº 6.019/1974.
O Supremo Tribunal Federal confirmou esse desenho no Tema 725 da repercussão geral, que declarou lícita a terceirização entre pessoas jurídicas distintas, “mantida a responsabilidade subsidiária da empresa contratante”.
A Súmula 331 do Tribunal Superior do Trabalho segue no mesmo sentido para os contratos em geral.
A consequência prática é simples: a contratante não escolhe se terá ou não esse risco, mas pode reduzi-lo com fiscalização mensal e garantia. Há ainda obrigações diretas da contratante.
Pelo artigo 5º-A, § 3º, cabe a ela garantir “as condições de segurança, higiene e salubridade dos trabalhadores” quando o serviço é feito em suas dependências.
E o artigo 4º-C assegura aos terceirizados que trabalham no local as mesmas condições de alimentação em refeitório, transporte e atendimento ambulatorial oferecidas aos empregados da contratante.
As mesmas regras valem para qualquer contrato de terceirização de mão de obra, não só para a limpeza.
Exija os documentos trabalhistas todo mês
A fiscalização mensal é o que demonstra, numa eventual ação, que a contratante acompanhou o contrato.
O Anexo VIII-B da Instrução Normativa nº 5/2017 lista os documentos que o fiscal público pode exigir, e a lista funciona como roteiro também no setor privado.
Inclua no contrato a obrigação de entregar, junto com a nota fiscal de cada mês:
- extrato do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) dos empregados alocados no contrato;
- folha de pagamento analítica em que a sua empresa conste como tomadora do serviço;
- contracheques assinados ou comprovantes de depósito dos salários;
- comprovantes de entrega dos benefícios previstos em lei ou na convenção coletiva, como vale-transporte e vale-alimentação;
- comprovantes dos treinamentos exigidos por lei ou pelo contrato.
Há também uma obrigação tributária. O artigo 31 da Lei nº 8.212/1991 determina que a contratante de serviços prestados mediante cessão de mão de obra retenha 11% do valor bruto da nota fiscal e recolha o valor em nome da prestadora.
Confirme com a contabilidade o enquadramento do seu contrato. Para órgãos públicos, o STF foi além no Tema 1118, julgado em fevereiro de 2025. Pela tese, a Administração deve exigir capital social compatível com o número de empregados.
Garantia, retenção e glosa protegem o pagamento
A garantia contratual cobre o que a prestadora deixar de pagar. As formas usuais são caução em dinheiro, seguro-garantia e fiança bancária, com valor e prazo definidos no contrato e liberação só depois da comprovação das verbas rescisórias.
No setor público, o artigo 18 da Instrução Normativa nº 5/2017 prevê ainda a conta-depósito vinculada, bloqueada para movimentação. Nela, parte do pagamento fica reservada para férias, 13º salário e rescisões.
A alternativa é o pagamento pelo fato gerador, em que essas verbas só são pagas quando ocorrem.
A glosa é o desconto, na fatura, do serviço não prestado ou prestado abaixo do SLA. Para ser aplicável, a cláusula precisa dizer qual indicador gera desconto, como ele é medido, qual o percentual e quem assina a vistoria.
Como funciona o reajuste do contrato de limpeza?
A parcela de mão de obra muda na data-base da convenção coletiva, quando sobem o piso salarial e os benefícios.
A parcela de insumos costuma ser corrigida por um índice de preços. Por isso o contrato deve separar as duas e dizer como cada uma é atualizada.
No setor público, esse mecanismo se chama repactuação. O artigo 54 da Instrução Normativa nº 5/2017 o aplica aos serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra, com intervalo mínimo de um ano.
O Anexo VIII-B orienta o fiscal a verificar se os empregados receberam o reajuste “no dia e percentual previstos” na convenção.
No contrato privado, a regra equivalente é exigir que a prestadora apresente a nova convenção e a planilha de custos atualizada antes de aplicar o reajuste. O efeito de cada cláusula no orçamento anual está detalhado no post sobre como cláusulas de reajuste afetam os custos de compras.
Planeje a rescisão e a troca de fornecedor
O fim do contrato pode vir a ser o momento de maior risco, porque é quando costumam aparecer rescisões não pagas.
Preveja o prazo de aviso e a entrega dos termos de rescisão e das guias de recolhimento dos empregados que deixam o posto.
A garantia só deve ser liberada depois dessa conferência. Se uma nova prestadora vai assumir, defina um período de transição com vistoria conjunta, para que nenhum posto fique descoberto.
Em serviços de saúde há uma exigência adicional: a RDC Anvisa nº 63/2011 exige, no artigo 11, contrato de prestação de serviços para as atividades terceirizadas.
Confira a versão vigente da resolução antes de ajustar o contrato. O que muda no escopo de um hospital está no post sobre terceirização de limpeza hospitalar.
Em qualquer setor, manter contratos, aditivos, atas de reajuste e documentos mensais num só lugar facilita a fiscalização, como mostra o post sobre sistemas para centralizar contratos de fornecedores.
Avalie o histórico da prestadora antes de assinar
Além do capital social, vale conferir há quanto tempo a empresa atua, que certificações tem e se aceita entregar a documentação mensal sem ressalvas. Um exemplo de fornecedor da categoria é a RIAN Facilities, do Rio de Janeiro, que atende RJ, SP, MG e ES.
Segundo o próprio grupo, a empresa atua em asseio e conservação desde 1956 e oferece contratação de terceirização de limpeza, portaria, recepção e manutenção.
A Conservadora Rian informa ter recebido o Certificado de Qualidade Ambiental da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) para serviços de limpeza e conservação.
A empresa também cita prêmios da Federação Nacional das Empresas Prestadoras de Serviços de Limpeza e Conservação (Febrac), listados na página de certificados e prêmios.
Certificação e tempo de mercado ajudam a filtrar candidatos, mas não substituem as cláusulas e a fiscalização descritas acima, que valem para qualquer prestadora.
Próximo passo: cotar com a minuta pronta
Antes de pedir propostas, reúna o caderno de escopo com áreas, metragem, frequências e turnos e o SLA com os indicadores de glosa. Acrescente a lista de documentos mensais, o tipo de garantia e a regra de reajuste por convenção coletiva.
Com esse material, compare propostas de terceirização de limpeza na Soluções Industriais e envie o mesmo pedido a vários fornecedores de uma vez. A plataforma reúne mais de 50 mil fornecedores, e a proposta escolhida ainda passa pelo jurídico antes da assinatura.
